プロジェクトが炎上するという話は、業界を問わずよく聞かれます。
炎上とは、プロジェクトが予定より遅延し、品質が低下し、関係者間でのトラブルが多発するような状態を指します。
本記事では、プロジェクトが炎上する主な原因とその対策についてまとめてみます。
プロジェクトが炎上する主な原因
要件の不明確さ
プロジェクト開始時に要件が明確でないと、後々仕様変更が多発し、スケジュールが大幅に遅れます。特に顧客や関係者の期待と実際の成果物が乖離すると、手戻りが増えてしまいます。
後回しにしたり、曖昧な状態を許容したりすると後々痛い目にあいます。
対策
- 要件定義の期間を十分にとる。
- 要件定義の段階で関係者全員が合意するまで十分に議論を行う。
- 要件をドキュメント化し、変更が発生した場合はその影響を明確にする。
- 変更管理プロセスを導入し、影響範囲を評価した上で変更を進める。
スケジュールの甘さ
プロジェクト計画時に楽観的なスケジュールを立てると、途中で余裕がなくなり、無理な進行を強いられます。
結果として、品質が低下し、さらに手戻りが発生します。
対策
- タスクごとの見積もりを複数のメンバーで確認し、過去の実績を参考にする。
- 予備期間を設定し、スケジュールに余裕を持たせる。
- 長期間のプロジェクトでは、フェーズを分けて段階的に見積もる。
- クリティカルパスを意識し、遅延が致命的になるタスクを優先的に管理する。
コミュニケーション不足
チーム内やステークホルダー間の情報共有が不足すると、認識のズレが生じ、想定外の手戻りが増加します。
また、問題が発生しても迅速に対応できなくなります。
対策
- 定期的な進捗会議を行い、チーム全体で状況を共有する。
- オープンなコミュニケーションを推奨し、メンバーが気軽に相談できる環境を整える。
- チャットツールやプロジェクト管理ツールを活用し、情報を一元管理する。
- ツールを用意して満足せず、更新ルールを徹底する。
リソース不足・スキル不足
適切な人員やスキルを持つメンバーが不足していると、作業が遅れたり、品質が低下したりします。特に専門知識が必要なプロジェクトでは、適切な人材配置が重要になります。
対策
- プロジェクト開始前に必要なスキルセットを明確にし、不足している場合は研修や外部リソースを活用する。
- 作業の負担が特定のメンバーに集中しないよう、タスクを適切に分配する。
- 必要に応じて外部の専門家を活用する。
リスク管理の不足
想定外の問題が発生すると、スケジュールやコストに大きな影響を及ぼします。リスク管理が不十分な場合、問題発生後の対応が後手に回り、炎上が加速します。
対策
- プロジェクト開始時にリスクを洗い出し、優先順位をつけて管理する。
- 定期的にリスクレビューを行い、新たなリスクが発生していないか確認する。
- 問題が発生した際の対応策を事前に準備しておく。
マネジメントの問題
プロジェクトマネージャーが適切に進捗管理やリスク管理を行わない場合、プロジェクトの方向性がブレてしまいます。これが長期間続くと、メンバーの士気が低下し、最終的に炎上につながります。
対策
- プロジェクトマネージャーは進捗を可視化し、問題が発生した場合は迅速に対応する。
- ステークホルダーとの関係を適切に構築し、調整力を発揮する。
- チームメンバーの負荷を定期的に確認し、無理なスケジュールになっていないか調整する。
なんちゃってアジャイル
ベンチャーなどで多い印象ですが、「うちはアジャイルなので」と言って、詳細な見積りやスケジュールの提示を嫌がる場合があり、経験上、大変危険です。
対策
- アジャイルだとしてもマイルストーン、スプリントなどの計画を関係者で合意する。
- スクラムマスターなどのリーダーポジションの設置を義務付ける。
- ユーザーストーリーやプロダクトバックログなどをアジャイルの教科書に従って運用する。
プロジェクトマネジメントにおけるAIの活用
ChatGPTなどの生成AIは、プロジェクトマネジメントにおいても非常に有用です。
どうしても人間がやることには、見落とし、漏れ、勘違いが生じますが、AIの活用でそのリスクを低減できます。
以下のようなタスクをAIに任せることで、ドキュメントの精度を上げられます。
- 開発したいシステムやアプリケーションの要件定義書の項目出し
- 要件定義書や設計書の記載漏れのチェック
- 見積もりの妥当性の確認
そもそも、メモ書き程度の要件を渡して、ドキュメントを作らせたり、ソースコード自体を書かせることもできます。
AIを活用しない手はありません。
炎上したプロジェクトを立て直す方法
プロジェクトがすでに炎上している場合、冷静に状況を分析し、最優先の対策を打つことが重要です。
現状分析と優先順位の整理
- 問題の原因を特定し、どこから手をつけるべきかを整理する。
- すぐに解決可能な問題と長期的な対応が必要な問題を分ける。
- ステークホルダーと状況を共有し、合意の上で方針を決定する。
まずは、なぜプロジェクトがうまく進まないか、なぜ遅れているかを知ることが重要です。
スコープの見直し
- 必要であれば、機能や仕様を削減し、最低限のリリースを目指す。
- 優先度の低いタスクを後回しにし、リソースを重要なタスクに集中させる。
- 追加のリソースが確保できるか検討する。
私個人の見解としては、スコープコントロールが特に効果的です。
スケジュール再設定するにしても、スキル不足や要件定義不足などの根本的な問題の解決にならないこともありますし、リソース追加するにも追加人材へのトレーニングが必要なこともあります。
一部であってもタスク自体を失くせば、リスクも排除できる可能性があります。
開発側はなかなか申し出にくい面もあると思いますので、発注側から提案することも重要と思います。
スケジュールの再設定
- 実現可能なスケジュールを再調整し、関係者の合意を得る。
- 進捗管理をより厳密に行い、小さなマイルストーンを設定して進行状況を把握する。
- 余裕を持ったスケジュールに変更し、無理な追い込みを避ける。
チームのモチベーション回復
- メンバーの負担が偏っていないかを確認し、適切に分担する。
- 成果を可視化し、小さな成功を積み重ねることで士気を上げる。
- メンバーが安心して働ける環境を整える。
改善策の実施と振り返り
- 炎上の原因を整理し、今後のプロジェクトで同じ問題が起きないよう改善策を導入する。
- 振り返りのミーティングを行い、チーム全体で教訓を共有する。
まとめ
プロジェクトの炎上は、計画の甘さやコミュニケーション不足、リソース不足など、さまざまな要因が絡み合って発生します。しかし、適切なリスク管理や進捗管理を行うことで未然に防ぐことができます。また、万が一炎上した場合でも、冷静に現状を把握し、優先度の高い問題から解決していくことで立て直すことが可能です。
プロジェクトを成功させるためには、計画と実行のバランスが重要です。常に状況を把握し、適切な判断を下すことで、炎上を防ぎたいですね。
